Come esercitare i tuoi diritti sui dati personali

I diritti riconosciuti dal regolamento non sono tutti uguali: alcuni si applicano sempre, altri solo a certe basi giuridiche, altri ancora incontrano limiti quando entrano in conflitto con obblighi di legge o con i diritti di altre persone. La tabella che segue riassume che cosa puoi chiedere, su quale articolo si fonda la richiesta e quali sono i limiti concreti sulla nostra piattaforma.

L'esercizio di questi diritti è gratuito e non richiede di motivare la richiesta. Non devi spiegare perché vuoi una copia dei tuoi dati o perché vuoi cancellare l'account: la motivazione conta solo per l'opposizione fondata sulla situazione particolare dell'interessato, dove il regolamento la richiede espressamente.

Animiyo ha due ruoli distinti, e la differenza determina a chi devi scrivere. Per gli account dei proprietari di animali Animiyo è titolare del trattamento: registrazione, autenticazione, profili degli animali, promemoria, budget, passeggiate, documenti caricati e preferenze sono decisi e gestiti da noi. Per i dati che una clinica veterinaria o un negozio tratta sui propri clienti attraverso la piattaforma Animiyo è invece responsabile del trattamento: il titolare è il tenant, cioè la struttura che ha aperto l'account professionale.

La conseguenza pratica è semplice. Se il dato riguarda cartelle cliniche, note SOAP, referti, consensi firmati, preventivi, fatture, ordini o programmi di fedeltà, la richiesta va indirizzata alla clinica o al negozio. Animiyo assiste il tenant con gli strumenti tecnici necessari a dare riscontro, ma non lo sostituisce e non decide al posto suo.

Le richieste indirizzate a Animiyo sono gestite dal titolare del progetto. Non è stato designato un responsabile della protezione dei dati perché non ricorrono le condizioni dell'articolo 37: il trattamento non è svolto da un'autorità pubblica, non consiste nel monitoraggio regolare e sistematico su larga scala e non ha per oggetto principale categorie particolari di dati su larga scala.

Prima di scrivere conviene guardare nell'applicazione: diversi diritti si esercitano da soli, in pochi passaggi e senza attese. La sezione delle impostazioni dell'account contiene l'esportazione dei dati e la cancellazione dell'account; il resto si fa dalle schermate in cui i dati sono stati inseriti.

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   Apri le impostazioni dell'account

   L'esportazione dei dati e la cancellazione dell'account si trovano nella sezione delle impostazioni dell'account, sia nell'applicazione web sia nell'applicazione iOS. Sono due funzioni distinte: la prima non cancella nulla, la seconda è definitiva.

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   Avvia l'esportazione dei dati

   La funzione raccoglie i dati collegati al tuo account e prepara un archivio JSON con schema versionato. Non devi motivare la richiesta e non ti viene chiesto alcun documento, perché sei già autenticato.

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   Scarica e conserva l'archivio

   Salvalo in un luogo sicuro: contiene dati personali tuoi e informazioni sui tuoi animali. Da quel momento la copia è sotto il tuo controllo e Animiyo non può più intervenire su di essa.

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   Verifica il contenuto

   Apri il file e controlla che ci sia quello che ti aspettavi. Le date sono normalizzate in formato ISO 8601, quindi restano interpretabili a distanza di tempo e da software diversi dal nostro.

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   Se manca qualcosa, chiedi l'accesso per iscritto

   L'archivio copre i dati gestiti dal tuo account. Per ciò che non compare, per esempio i dati inseriti da una clinica o i registri di sicurezza, si passa da una richiesta scritta al titolare competente, come spiegato più avanti.

L'archivio prodotto dall'esportazione contiene il profilo utente, gli animali e le relative sottocollezioni, i contatti degli animali, la configurazione del budget, le voci di spesa e gli obiettivi di risparmio. È un file JSON con schema versionato, quindi la struttura è dichiarata e resta leggibile anche se in futuro cambieranno i campi. Copre insieme il diritto di accesso, perché ti mostra i dati, e il diritto alla portabilità, perché è strutturato e leggibile da dispositivo automatico.

• Rettifica immediata: quasi tutti i dati sono modificabili direttamente nelle schermate dell'applicazione. È la via più rapida per correggere un errore, molto più veloce di una richiesta scritta.
• Cancellazione dell'account: elimina il profilo utente, gli animali e le loro sottocollezioni, i contatti, le condivisioni, i tag di smarrimento, gli avvistamenti, le voci di budget e gli obiettivi.
• Revoca dei permessi di sistema: posizione e notifiche si revocano dalle impostazioni del dispositivo, non dall'applicazione, perché è il sistema operativo a governarli.
• Revoca delle condivisioni: un animale condiviso, un percorso condiviso o una passeggiata di gruppo si smettono di condividere dalla stessa schermata da cui sono stati condivisi.
• Tag pubblico di smarrimento: la funzione con cui chi trova l'animale può contattarti si disattiva quando l'animale viene ritrovato.

Quando lo strumento in app non basta, la richiesta si invia per iscritto. Non esiste un modulo obbligatorio e non esiste un portale dedicato: un messaggio in testo libero dalla pagina Contatti del sito, percorso /contatti, è sufficiente, purché si capisca chi sei e cosa stai chiedendo.

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   Verifica se puoi risolvere da solo

   Esportazione, rettifica diretta, revoca delle condivisioni e cancellazione dell'account sono immediate. Usare la richiesta scritta per qualcosa che si fa in trenta secondi allunga soltanto i tempi.

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   Individua il titolare competente

   Se il dato riguarda una cartella clinica, un consenso firmato, una fattura o un ordine, il titolare è la clinica o il negozio. Scrivere prima a loro evita il passaggio di inoltro e accorcia il riscontro.

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   Scrivi dalla pagina Contatti

   Usa la pagina Contatti del sito, percorso /contatti. Se puoi, scrivi dall'indirizzo email con cui ti sei registrato: rende la verifica dell'identità immediata.

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   Dichiara quale diritto stai esercitando

   Scrivi in modo esplicito se chiedi accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione o revoca del consenso. Se non sei sicuro della qualificazione, descrivi il risultato che vuoi ottenere: siamo noi a ricondurre la richiesta all'articolo corretto.

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   Delimita l'oggetto della richiesta

   Indica quali dati, quale animale e quale periodo ti interessano. Una richiesta circoscritta si evade prima; una richiesta generica su tutto può far scattare la proroga per complessità.

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   Indica come vuoi ricevere la risposta

   Se non specifichi nulla rispondiamo con lo stesso mezzo con cui ci hai scritto e, per i dati, con l'archivio JSON già previsto dalla piattaforma. Se preferisci un formato diverso dillo subito, così valutiamo se è tecnicamente possibile.

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   Annota la data di invio

   Il termine di un mese decorre dalla ricezione della richiesta. Conservare la data ti permette di verificare il rispetto dei tempi e, se necessario, di documentarlo in un eventuale reclamo.

Alcune informazioni non sono obbligatorie ma velocizzano molto il riscontro, perché ci evitano un giro di chiarimenti che consuma giorni utili.

• L'indirizzo email dell'account, se scrivi da un indirizzo diverso.
• Il nome dell'animale, quando la richiesta riguarda dati collegati a un animale in particolare.
• Il periodo di riferimento, se cerchi dati relativi a un intervallo di tempo definito.
• Il nome della clinica o del negozio, se la richiesta nasce da una prestazione professionale ricevuta.
• Il formato in cui preferisci ricevere i dati, se hai un'esigenza specifica di riutilizzo.

• Non serve allegare copia di un documento di identità se scrivi dall'account autenticato o dall'indirizzo email registrato.
• Non serve compilare moduli: non ne esistono, e nessuna richiesta viene rifiutata per la forma in cui è scritta.
• Non serve motivare la richiesta di accesso, di portabilità o di revoca del consenso.
• Non servono i dati della carta di pagamento o altri elementi che non abbiamo mai raccolto.

Quando una richiesta arriva, controlliamo tutti i sistemi in cui possono trovarsi dati che ti riguardano. L'elenco non è teorico: corrisponde all'architettura reale della piattaforma.

• Firebase Authentication, cioè l'identità con cui accedi al servizio.
• Le collezioni Firestore users, usernames, pets, petContacts, petShares, petSightings, petMemberships, petConditions, petActivity, petMemories, foundTags, vaccinations, medications, dewormingRecords, weightRecords, labResults, soapNotes, vetAppointments, appointmentTypes, hospitalized, consentForms, signedConsents, estimates, invoices, orders, subscriptions, rewards, reviews, resources, walks, routes, routeShares, groupWalks, conversations, budgetItems, budgetGoals, budgetConfigurations, tenants e auditLog.
• Cloud Storage, dove risiedono fotografie, documenti e firme dei consensi.
• I token di notifica FCM associati ai dispositivi su cui hai installato l'applicazione.
• Google Analytics 4, che tratta identificativi pseudonimi e si cancella tramite la funzione di eliminazione utente di Google.
• I backup e le esportazioni già generate, che vengono verificati insieme al resto.

Dare i dati di una persona a chi si spaccia per lei sarebbe una violazione, quindi prima di rispondere dobbiamo essere ragionevolmente certi di chi sta scrivendo. La verifica però deve essere proporzionata: il regolamento impone di identificare l'interessato, non di raccogliere documenti che non servono.

Il codice inviato via email è il metodo standard per le richieste che arrivano da fuori dall'applicazione, perché dimostra il controllo dell'indirizzo su cui l'account è registrato senza raccogliere nuovi dati. Copia di un documento di identità non viene chiesta se non è strettamente necessaria, e in quel caso è opportuno oscurare tutto ciò che non serve a stabilire l'identità, per esempio il numero del documento o la fotografia.

Se non riusciamo a verificare chi sei, la richiesta viene rifiutata con motivazione scritta, come previsto dall'articolo 12 paragrafo 6. Il rifiuto non è definitivo: puoi ripresentare la richiesta dall'account autenticato o dall'indirizzo email registrato e la lavoriamo normalmente.

Il riscontro arriva entro un mese dalla ricezione della richiesta. Per richieste complesse o numerose il termine può essere prorogato di due mesi, ma la proroga va comunicata e motivata entro il primo mese: non è un silenzio, è un avviso esplicito con la ragione del rinvio.

Anche quando la richiesta non viene accolta rispondiamo comunque entro un mese, spiegando i motivi del rifiuto e ricordando che puoi proporre reclamo a un'autorità di controllo e ricorso all'autorità giudiziaria. Il silenzio non è una risposta ammessa dal regolamento e non è una nostra prassi.

Le richieste sono gestite dal titolare del progetto e il volume attuale è nullo, perché il servizio non è ancora stato lanciato pubblicamente. Questo significa che in questa fase i tempi effettivi sono largamente inferiori al termine di legge, e che la proroga di due mesi resta un'eventualità teorica legata alla complessità della singola richiesta.

Accesso e portabilità vengono spesso confusi perché entrambi producono una copia dei dati, ma servono a cose diverse. L'accesso è un diritto di conoscenza: ti dice quali dati esistono, perché vengono trattati, a chi sono comunicati e per quanto tempo restano. La portabilità è un diritto di riuso: ti consegna in un formato macchina i dati che hai fornito, perché tu possa portarli altrove senza doverli reinserire a mano.

L'archivio generato dall'applicazione contiene il profilo utente, gli animali e le relative sottocollezioni, i contatti degli animali, la configurazione del budget, le voci di spesa e gli obiettivi. Le date sono normalizzate in formato ISO 8601 e lo schema è versionato, così chi riceve il file sa come interpretarlo. Per la maggior parte degli utenti questo file esaurisce sia l'accesso sia la portabilità.

• Non contiene i dati inseriti da una clinica o da un negozio nei propri archivi professionali, perché di quei dati il titolare è il tenant.
• Non contiene il registro di audit, che viene conservato per finalità di sicurezza e viene comunicato, nella parte che ti riguarda, su richiesta di accesso.
• Non contiene gli identificativi pseudonimi di Google Analytics 4, che non sono collegati direttamente al tuo account.
• Non contiene la copia delle conversazioni conservata dal professionista destinatario, che resta nella sua disponibilità.

Se vuoi che i dati portabili siano trasmessi direttamente a un altro titolare, indicalo nella richiesta: l'articolo 20 paragrafo 2 riconosce questa possibilità quando è tecnicamente fattibile. Fattibile significa che deve esistere un canale idoneo dall'altra parte; il regolamento non obbliga a costruire sistemi interoperabili su misura. Se il trasferimento diretto non è possibile ti consegniamo l'archivio, che puoi caricare tu stesso dove preferisci.

La cancellazione dell'account è disponibile nella sezione delle impostazioni dell'account e non richiede di scriverci. Elimina il profilo utente, gli animali e le loro sottocollezioni, i contatti degli animali, le condivisioni, i tag di smarrimento, gli avvistamenti, le voci di budget e gli obiettivi. È un'operazione irreversibile: una volta completata non esiste una funzione di ripristino, quindi conviene esportare i dati prima di procedere.

Se la cancellazione integrale non è possibile per uno dei motivi indicati, non ti lasciamo senza risposta: ti spieghiamo quale dato resta, per quale obbligo e per quanto tempo, e valutiamo la limitazione del trattamento come misura intermedia. Limitare significa che il dato resta conservato ma non viene più usato per nessuna altra finalità fino a quando l'obbligo cessa.

L'opposizione dell'articolo 21 non si applica a qualunque trattamento: riguarda quelli fondati sul legittimo interesse del titolare o sull'esecuzione di un compito di interesse pubblico. Su Animiyo i trattamenti fondati sul legittimo interesse sono la sicurezza della piattaforma, la prevenzione degli abusi e il registro di audit. Quando ti opponi a uno di questi, valutiamo la tua situazione particolare e la confrontiamo con i motivi legittimi cogenti che giustificano il trattamento.

La limitazione dell'articolo 18 è uno strumento diverso e spesso più utile di quanto sembri, perché congela la situazione mentre una questione viene chiarita. Si applica in quattro casi: quando contesti l'esattezza di un dato, per il tempo necessario a verificarlo; quando il trattamento è illecito ma preferisci la limitazione alla cancellazione; quando i dati non ci servono più ma a te servono per un giudizio; e quando ti sei opposto e la valutazione del bilanciamento è ancora in corso.

Durante la limitazione i dati restano conservati ma non vengono altrimenti trattati, salvo il tuo consenso, l'accertamento o la difesa di un diritto in giudizio o la tutela dei diritti di un'altra persona. Ti avvisiamo prima che la limitazione venga revocata, come richiede l'articolo 18 paragrafo 3.

Dove il trattamento si fonda sul consenso, il consenso si ritira quando vuoi e con la stessa facilità con cui è stato prestato. Su Animiyo questo vale per le notifiche push, per la geolocalizzazione delle passeggiate, per le statistiche di utilizzo e per le condivisioni che rendono visibili a terzi i dati di un animale. Ogni revoca si esercita nel punto in cui il consenso è stato dato, senza passare da una richiesta scritta.

La revoca vale per il futuro: non pregiudica la liceità del trattamento svolto sulla base del consenso prima della revoca, come stabilisce l'articolo 7 paragrafo 3. In concreto significa che le passeggiate registrate quando il permesso di posizione era attivo restano legittime, e che restano tue: puoi eliminarle quando vuoi, ma non diventano illecite retroattivamente.

Revocare un consenso non comporta la perdita dell'account né la riduzione delle funzioni che non dipendono da quel consenso. Alcune funzionalità però smettono semplicemente di funzionare, perché senza il dato non hanno modo di operare: senza permesso di posizione non c'è tracciamento del percorso, senza permesso di notifica non arriva alcun avviso.

Alcune richieste incontrano un limite che non dipende dalla nostra volontà ma dalla struttura del trattamento o da un obbligo esterno. Dichiararli in anticipo evita che sembrino scuse costruite dopo la richiesta.

Il registro di audit merita una spiegazione a parte. Registra le operazioni compiute sulla piattaforma e viene conservato per ventiquattro mesi con finalità di sicurezza. Cancellarlo integralmente contrasterebbe con l'obbligo di dimostrare l'integrità del sistema, che è anche una garanzia per te: senza registro non sarebbe possibile ricostruire chi ha fatto cosa in caso di accesso abusivo. Per questo, davanti a una richiesta di cancellazione, valutiamo la limitazione come alternativa proporzionata.

L'animale condiviso è il secondo caso ricorrente. Quando un profilo è accessibile a più persone, i dati inseriti da ciascuna restano di pertinenza di chi li ha inseriti. La cancellazione del tuo account rimuove il tuo accesso e i tuoi contenuti, ma non cancella l'animale se resta almeno un altro titolare dell'accesso: farlo significherebbe cancellare i dati di qualcun altro su tua richiesta, cosa che il regolamento non consente.

Le conversazioni funzionano come la posta elettronica. Un messaggio inviato a un professionista arriva nella sua copia della conversazione e lì resta, perché è un dato che riguarda anche lui. La cancellazione che puoi ottenere riguarda la tua copia; nessuno può cancellare la memoria del destinatario, e nessun sistema di messaggistica lo consente senza il consenso di entrambe le parti.

Per Google Analytics 4, infine, la raccolta avviene su identificativi pseudonimi non collegati direttamente al tuo account. La cancellazione passa dalla funzione di eliminazione utente messa a disposizione da Google e richiede l'identificativo del client, che tu stesso puoi rimuovere svuotando i dati del sito nel tuo browser. Dopo lo svuotamento la sessione successiva sarà associata a un nuovo identificativo, indipendente dal precedente.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il regolamento puoi proporre reclamo a un'autorità di controllo. Scrivere prima al titolare è consigliabile perché molte questioni si chiudono con un chiarimento o con una correzione immediata, ma non è un passaggio obbligatorio: il diritto di reclamo dell'articolo 77 non richiede alcun tentativo preventivo.

• Garante per la protezione dei dati personali, piazza Venezia 11, 00187 Roma.
• In alternativa, l'autorità di controllo dello Stato membro in cui risiedi abitualmente.
• In alternativa, l'autorità di controllo dello Stato membro in cui lavori.
• In alternativa, l'autorità di controllo dello Stato membro in cui si è verificata la presunta violazione.

Resta impregiudicato il ricorso all'autorità giudiziaria previsto dall'articolo 79, che puoi esercitare in parallelo al reclamo amministrativo. Le due strade non si escludono: il reclamo si rivolge a un'autorità di vigilanza, il ricorso a un giudice, e hanno presupposti ed esiti diversi.

Se il reclamo riguarda dati di cui il titolare è una clinica o un negozio, va proposto nei confronti di quella struttura, non di Animiyo. In caso di dubbio scrivici comunque dalla pagina Contatti: possiamo dirti quale ruolo abbiamo in quel trattamento specifico, così che il reclamo sia indirizzato al soggetto giusto.