Registrare le spese e capire dove vanno i soldi

La prima cosa da capire è che la spesa dell'animale e il movimento del budget sono due documenti diversi, salvati in posti diversi e letti da schermate diverse. Non è una duplicazione da correggere, è una scelta di struttura, ma va conosciuta perché decide dove ritroverai i numeri.

• La spesa dell'animale ha quattro campi essenziali: data, categoria, importo e descrizione, più il luogo come campo facoltativo.
• Il movimento del budget ha molti più campi, fra cui metodo di pagamento, sottocategoria, ricorrenza, note e il segno che distingue una spesa da un'entrata.
• La vista che mostra quanto hai speso per ciascun animale legge soltanto le spese dell'animale, perché i movimenti del budget non portano il riferimento all'animale.
• I limiti per categoria, gli obiettivi, la previsione annuale e la sezione fiscale lavorano solo sui movimenti del budget.
• Se ti interessa solo sapere quanto costa il tuo cane, ti basta il primo registro. Se vuoi anche limiti, avvisi e previsione, ti serve anche il secondo.

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   Decidi a chi appartiene la spesa

   Un solo animale, più animali, oppure la casa. È la scelta che determina in quale dei due registri va la voce, e va fatta prima di aprire qualsiasi modulo.

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   Registra la data reale dello scontrino

   Non la data in cui inserisci. La differenza sembra piccola e distrugge qualsiasi confronto fra mesi, oltre a rendere inutile la previsione annuale.

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   Scegli la categoria dall'elenco chiuso

   Gli elenchi sono fissi perché sono condivisi con l'applicazione per iPhone. Se nessuna categoria ti convince, usa Altro e metti il dettaglio nella descrizione, che è testo libero.

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   Scrivi una descrizione che riconoscerai fra un anno

   Non il nome del negozio ma la cosa comprata. Visita di controllo post operatoria è utile, mentre clinica del centro non ti dice nulla quando rileggi a dicembre.

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   Se stai registrando un movimento del budget, aggiungi il metodo di pagamento

   In alcuni paesi la deducibilità delle spese veterinarie dipende dal fatto che il pagamento sia tracciabile, quindi il campo non è decorativo.

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   Segna la ricorrenza solo se la spesa si ripete davvero

   Le opzioni sono nessuna, giornaliera, settimanale, mensile e annuale. Serve alla previsione, che separa le spese ordinarie da quelle straordinarie, quindi dichiararla a caso peggiora la stima.

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   Allega la ricevuta quando l'importo è alto

   La scheda delle ricevute accetta PDF e immagini fino a dieci megabyte per file, e mostra quante spese hanno già un allegato. Per gli importi piccoli non vale il tempo.

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   Salva e verifica che compaia nel mese giusto

   Il controllo dura due secondi e intercetta l'errore più comune di tutti, cioè la data lasciata su oggi.

Gli elenchi sono chiusi e non coincidono. Quello della scheda dell'animale è breve e pensato per la vita di un animale; quello del budget è più lungo e nasce da un modello di spesa generale, per questo contiene voci che a prima vista sembrano fuori posto.

Le categorie personalizzate esistono, ma funzionano in un modo che vale la pena conoscere: non aggiungono una voce all'elenco chiuso, perché quello è condiviso con l'applicazione per iPhone e inventarci dentro un valore romperebbe la sincronizzazione. La categoria personalizzata vive nel campo della sottocategoria e dichiara sotto quale categoria di base ricade. Il risultato è che l'iPhone vede la categoria di base e il web vede anche il dettaglio.

Registrare senza soglie produce archivio, non controllo. La configurazione del budget definisce un importo complessivo, una valuta, un intervallo di date e i limiti per singola categoria; da lì nascono gli avvisi che compaiono nella scheda dedicata.

• Il limite giornaliero può essere calcolato automaticamente dall'importo complessivo e dall'intervallo di date, oppure impostato a mano.
• I limiti per categoria si impostano uno per uno e sono quelli che generano gli avvisi più utili, perché intercettano lo sbilanciamento prima dello sforamento totale.
• Le soglie di preavviso sono configurabili: per impostazione predefinita l'avviso sul limite giornaliero scatta all'ottanta percento e quello sulla categoria al novanta percento.
• Gli obiettivi hanno sei tipi dichiarati: risparmio, limite di spesa, limite di categoria, limite giornaliero, fondo di emergenza e premio.
• Ogni obiettivo porta una priorità fra bassa, media, alta e critica, una scadenza e una frequenza di richiamo fra giornaliera, settimanale, mensile e mai.
• Il progresso di un obiettivo si aggiorna a mano, aggiungendo, sottraendo oppure impostando direttamente l'importo raggiunto.

Una volta che qualche mese di dati esiste, le schede di lettura diventano più interessanti di quelle di inserimento. Sono viste diverse sugli stessi movimenti e rispondono a domande diverse.

La previsione dichiara un intervallo di confidenza e avverte quando i dati sono troppo pochi, tipicamente sotto i tre mesi di storico. È una stima statistica costruita sui tuoi movimenti, non un confronto con altri utenti né con prezzi di mercato: nessuna funzione della sezione confronta i tuoi importi con quelli di qualcun altro.

Se lavori con più valute, il convertitore riporta tutti gli importi nella valuta scelta usando tassi di cambio scaricati al momento, e l'esportazione rispetta la valuta di visualizzazione. I movimenti conservano comunque valuta originale, importo originale e tasso applicato, quindi il dato di partenza non si perde.

Nel modulo del movimento del budget esiste un campo che permette di collegare la spesa a un animale. Il comportamento reale non è un collegamento ma una copia: viene salvato il movimento nel budget e, in aggiunta, una spesa distinta nella scheda dell'animale, con la categoria tradotta nell'elenco più corto. Le due voci da quel momento vivono separate.

• Se poi modifichi l'importo del movimento nel budget, la spesa dell'animale resta con il valore vecchio.
• Se elimini il movimento nel budget, la spesa dell'animale non viene eliminata.
• La traduzione della categoria è approssimata: Salute e Farmaci diventa Veterinario, Cibo e Bevande diventa Cibo, Assicurazioni diventa Assicurazione, Shopping diventa Giochi, e tutto il resto diventa Altro.
• Il collegamento funziona solo quando il movimento è una spesa: su un'entrata il campo viene ignorato.
• Sommare i due registri per ottenere il totale è quindi sbagliato, perché conterebbe due volte ogni spesa collegata.

Ci sono poi funzioni che molti si aspettano e che non esistono. Non c'è importazione dei movimenti dal conto corrente o dalla carta. Non c'è lettura automatica dell'importo dalla fotografia di uno scontrino: la ricevuta si allega, non si legge. Non ci sono notifiche che arrivano al telefono quando superi un limite. Non c'è un azzeramento automatico del budget a inizio mese: l'intervallo di date lo definisci tu e lo aggiorni tu.