Comment exercer vos droits sur vos données à caractère personnel

Les droits accordés par le règlement ne se ressemblent pas tous : certains s'appliquent toujours, d'autres seulement à certaines bases juridiques, d'autres encore rencontrent des limites lorsqu'ils entrent en conflit avec des obligations légales ou avec les droits d'autres personnes. Le tableau ci-dessous résume ce que vous pouvez demander, sur quel article la demande se fonde et quelles sont les limites concrètes sur notre plateforme.

L'exercice de ces droits est gratuit et ne nécessite aucune justification. Vous n'avez pas à expliquer pourquoi vous voulez une copie de vos données ni pourquoi vous voulez supprimer votre compte : les motifs ne comptent que pour une opposition fondée sur votre situation particulière, cas où le règlement les exige expressément.

Animiyo a deux rôles distincts, et la différence détermine à qui vous devez écrire. Pour les comptes des propriétaires d'animaux, Animiyo est le responsable du traitement : l'inscription, l'authentification, les profils des animaux, les rappels, le budget, les promenades, les documents téléversés et les préférences sont décidés et gérés par nous. Pour les données qu'une clinique vétérinaire ou un magasin traite sur ses propres clients via la plateforme, Animiyo est en revanche sous-traitant : le responsable du traitement est le tenant, c'est-à-dire l'entreprise qui a ouvert le compte professionnel.

La conséquence pratique est simple. Si les données concernent des dossiers médicaux, des notes SOAP, des comptes rendus, des formulaires de consentement signés, des devis, des factures, des commandes ou des programmes de fidélité, la demande doit être adressée à la clinique ou au magasin. Animiyo assiste le tenant avec les outils techniques nécessaires pour répondre, mais ne le remplace pas et ne décide pas à sa place.

Les demandes adressées à Animiyo sont traitées par le titulaire du projet. Aucun délégué à la protection des données n'a été désigné car les conditions de l'article 37 ne sont pas réunies : le traitement n'est pas effectué par une autorité publique, il ne consiste pas en un suivi régulier et systématique à grande échelle et son activité de base n'est pas le traitement à grande échelle de catégories particulières de données.

Avant d'écrire à qui que ce soit, il vaut la peine de regarder dans l'application : plusieurs droits peuvent être exercés par vous-même, en quelques appuis et sans aucune attente. La section des paramètres du compte contient l'exportation des données et la suppression du compte ; tout le reste se fait depuis les écrans où les données ont été saisies.

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   Ouvrez les paramètres de votre compte

   L'exportation des données et la suppression du compte se trouvent dans la section des paramètres du compte, aussi bien dans l'application web que dans l'application iOS. Ce sont deux fonctions distinctes : la première ne supprime rien, la seconde est définitive.

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   Lancez l'exportation des données

   La fonction rassemble les données liées à votre compte et prépare une archive JSON avec un schéma versionné. Vous n'avez pas à donner de motifs et aucun document n'est demandé, car vous êtes déjà authentifié.

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   Téléchargez et conservez l'archive

   Enregistrez-la dans un endroit sûr : elle contient vos données à caractère personnel et des informations sur vos animaux. À partir de ce moment, la copie est sous votre contrôle et Animiyo ne peut plus agir dessus.

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   Vérifiez le contenu

   Ouvrez le fichier et vérifiez que ce que vous attendiez s'y trouve. Les dates sont normalisées au format ISO 8601, de sorte qu'elles restent lisibles dans le temps et par des logiciels autres que le nôtre.

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   S'il manque quelque chose, demandez l'accès par écrit

   L'archive couvre les données gérées par votre compte. Pour tout ce qui n'y figure pas, comme les données saisies par une clinique ou les journaux de sécurité, vous devez faire une demande écrite au responsable du traitement compétent, comme expliqué ci-dessous.

L'archive produite par l'exportation contient le profil utilisateur, les animaux et leurs sous-collections, les contacts des animaux, la configuration du budget, les postes de dépense et les objectifs d'épargne. C'est un fichier JSON avec un schéma versionné, de sorte que la structure est déclarée et reste lisible même si les champs changent à l'avenir. Elle couvre le droit d'accès, car elle vous montre les données, et le droit à la portabilité, car elle est structurée et lisible par machine.

• Rectification immédiate : presque toutes les données peuvent être modifiées directement dans les écrans de l'application. C'est la voie la plus rapide pour corriger une erreur, bien plus rapide qu'une demande écrite.
• Suppression du compte : supprime le profil utilisateur, les animaux et leurs sous-collections, les contacts, les partages, les étiquettes d'animal perdu, les signalements, les postes de budget et les objectifs.
• Retrait des autorisations système : la localisation et les notifications se révoquent depuis les paramètres de l'appareil, non depuis l'application, car le système d'exploitation les régit.
• Retrait des partages : un animal partagé, un itinéraire partagé ou une promenade de groupe se départagent depuis le même écran depuis lequel vous les avez partagés.
• Étiquette publique d'animal perdu : la fonction qui permet à celui qui le trouve de vous contacter se désactive lorsque vous marquez l'animal comme retrouvé.

Lorsque l'outil dans l'application ne suffit pas, la demande se soumet par écrit. Il n'existe aucun formulaire obligatoire ni aucun portail dédié : un message en texte libre depuis la page Contacts du site, chemin /contatti, suffit, du moment qu'il est clair qui vous êtes et ce que vous demandez.

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   Vérifiez si vous pouvez le résoudre vous-même

   L'exportation, la modification directe, le retrait des partages et la suppression du compte sont immédiats. Recourir à une demande écrite pour quelque chose qui prend trente secondes ne fait que ralentir les choses.

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   Identifiez le responsable du traitement compétent

   Si les données concernent un dossier médical, un formulaire de consentement signé, une facture ou une commande, le responsable du traitement est la clinique ou le magasin. Leur écrire d'abord évite l'étape de transmission et raccourcit la réponse.

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   Écrivez depuis la page Contacts

   Utilisez la page Contacts du site, chemin /contatti. Si vous le pouvez, écrivez depuis l'adresse e-mail avec laquelle vous vous êtes inscrit : cela rend la vérification de l'identité immédiate.

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   Indiquez quel droit vous exercez

   Précisez explicitement si vous demandez l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, la portabilité, l'opposition ou le retrait du consentement. Si vous n'êtes pas sûr de l'intitulé, décrivez le résultat que vous souhaitez : rattacher la demande au bon article, c'est notre travail.

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   Définissez le périmètre de la demande

   Dites-nous quelles données, quel animal et quelle période vous intéressent. Une demande ciblée est traitée plus vite ; une demande générale portant sur tout peut déclencher la prolongation pour complexité.

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   Dites comment vous voulez la réponse

   Si vous ne précisez rien, nous répondons par le même canal que celui que vous avez utilisé et, pour les données, avec l'archive JSON que la plateforme produit déjà. Si vous préférez un format différent, dites-le d'emblée, afin que nous puissions évaluer si c'est techniquement possible.

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   Notez la date d'envoi

   Le délai d'un mois court à compter de la réception de la demande. Conserver la date vous permet de vérifier que le délai est respecté et, si besoin, de le documenter dans une réclamation.

Certaines informations ne sont pas obligatoires mais accélèrent considérablement la réponse, car elles évitent un tour de clarifications qui grignote des jours utiles.

• L'adresse e-mail du compte, si vous écrivez depuis une adresse différente.
• Le nom de l'animal, lorsque la demande concerne des données liées à un animal en particulier.
• La période de référence, si vous cherchez des données provenant d'un intervalle de temps défini.
• Le nom de la clinique ou du magasin, si la demande découle d'un service professionnel que vous avez reçu.
• Le format que vous préférez pour recevoir les données, si vous avez un besoin de réutilisation spécifique.

• Vous n'avez pas besoin de joindre une copie d'une pièce d'identité si vous écrivez depuis le compte authentifié ou depuis l'adresse e-mail enregistrée.
• Vous n'avez pas besoin de remplir de formulaires : il n'en existe aucun, et aucune demande n'est refusée en raison de sa formulation.
• Vous n'avez pas à justifier une demande d'accès, de portabilité ou de retrait du consentement.
• Vous n'avez besoin ni des coordonnées d'une carte de paiement ni d'aucun autre élément que nous n'avons jamais recueilli.

Lorsqu'une demande arrive, nous vérifions chaque système susceptible de contenir des données vous concernant. La liste n'est pas théorique : elle correspond à l'architecture réelle de la plateforme.

• Firebase Authentication, c'est-à-dire l'identité avec laquelle vous vous connectez.
• Les collections Firestore users, usernames, pets, petContacts, petShares, petSightings, petMemberships, petConditions, petActivity, petMemories, foundTags, vaccinations, medications, dewormingRecords, weightRecords, labResults, soapNotes, vetAppointments, appointmentTypes, hospitalized, consentForms, signedConsents, estimates, invoices, orders, subscriptions, rewards, reviews, resources, walks, routes, routeShares, groupWalks, conversations, budgetItems, budgetGoals, budgetConfigurations, tenants et auditLog.
• Cloud Storage, où sont stockés les photographies, les documents et les signatures de consentement.
• Les jetons de notification FCM liés aux appareils sur lesquels vous avez installé l'application.
• Google Analytics 4, qui traite des identifiants pseudonymes et se purge via la fonction de suppression d'utilisateur de Google.
• Les sauvegardes et exportations déjà générées, qui sont vérifiées en même temps que tout le reste.

Remettre les données de quelqu'un à une personne qui se fait passer pour lui constituerait une violation, aussi devons-nous, avant de répondre, avoir une certitude raisonnable de qui écrit. La vérification doit néanmoins rester proportionnée : le règlement impose d'identifier la personne concernée, non de collecter des documents sans aucune utilité.

Le code envoyé par e-mail est la méthode standard pour les demandes arrivant de l'extérieur de l'application, car il prouve la maîtrise de l'adresse sur laquelle le compte est enregistré sans collecter de nouvelles données. Une copie d'une pièce d'identité n'est pas demandée sauf stricte nécessité, et dans ce cas il est conseillé de caviarder tout ce qui n'est pas nécessaire pour établir l'identité, comme le numéro du document ou la photographie.

Si nous ne pouvons pas vérifier qui vous êtes, la demande est refusée avec une motivation écrite, comme le prévoit l'article 12, paragraphe 6. Le refus n'est pas définitif : vous pouvez soumettre à nouveau la demande depuis le compte authentifié ou depuis l'adresse e-mail enregistrée et nous la traiterons normalement.

Une réponse arrive dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Pour les demandes complexes ou nombreuses, le délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, mais la prolongation doit être notifiée et motivée dans le premier mois : ce n'est pas un silence, c'est un avis explicite indiquant le motif du retard.

Même lorsqu'une demande n'est pas accueillie, nous répondons tout de même dans un délai d'un mois, en expliquant les motifs du refus et en vous rappelant que vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle et exercer un recours juridictionnel. Le silence n'est pas une réponse autorisée par le règlement et n'est pas notre pratique.

Les demandes sont traitées par le titulaire du projet et le volume actuel est nul, car le service n'a pas encore été lancé publiquement. Cela signifie qu'à ce stade les délais réels sont bien plus courts que le délai légal, et que la prolongation de deux mois reste une possibilité théorique liée à la complexité d'une demande individuelle.

L'accès et la portabilité sont souvent confondus car tous deux produisent une copie des données, pourtant ils servent des finalités différentes. L'accès est un droit de savoir : il vous indique quelles données existent, pourquoi elles sont traitées, à qui elles sont communiquées et combien de temps elles sont conservées. La portabilité est un droit de réutiliser : elle vous remet, dans un format lisible par machine, les données que vous avez fournies, afin que vous puissiez les emporter ailleurs sans les ressaisir.

L'archive générée par l'application contient le profil utilisateur, les animaux et leurs sous-collections, les contacts des animaux, la configuration du budget, les postes de dépense et les objectifs. Les dates sont normalisées au format ISO 8601 et le schéma est versionné, de sorte que celui qui reçoit le fichier sait comment le lire. Pour la plupart des utilisateurs, ce fichier satisfait à la fois l'accès et la portabilité.

• Elle ne contient pas les données saisies par une clinique ou un magasin dans leurs dossiers professionnels, car le responsable du traitement de ces données est le tenant.
• Elle ne contient pas le journal d'audit, qui est conservé à des fins de sécurité et est communiqué, dans la partie qui vous concerne, sur demande d'accès.
• Elle ne contient pas les identifiants pseudonymes de Google Analytics 4, qui ne sont pas directement liés à votre compte.
• Elle ne contient pas la copie des conversations conservée par le destinataire professionnel, qui reste entre ses mains.

Si vous souhaitez que les données portables soient transmises directement à un autre responsable du traitement, dites-le dans la demande : l'article 20, paragraphe 2, reconnaît cette possibilité lorsqu'elle est techniquement possible. Possible signifie qu'un canal adapté doit exister de l'autre côté ; le règlement n'impose pas de construire des systèmes interopérables sur mesure. Si le transfert direct n'est pas possible, nous vous remettons l'archive, que vous pouvez téléverser où vous préférez.

La suppression du compte est disponible dans la section des paramètres du compte et ne nécessite aucun message de notre part. Elle supprime le profil utilisateur, les animaux et leurs sous-collections, les contacts des animaux, les partages, les étiquettes d'animal perdu, les signalements, les postes de budget et les objectifs. Elle est irréversible : une fois effectuée, il n'existe aucune fonction de restauration, aussi exporter vos données au préalable est la démarche sensée.

Si un effacement complet n'est pas possible pour l'une des raisons énumérées, nous ne vous laissons pas sans réponse : nous expliquons quelles données subsistent, en vertu de quelle obligation et pour combien de temps, et nous envisageons la limitation du traitement comme mesure intermédiaire. La limitation signifie que les données restent conservées mais ne sont plus utilisées à aucune autre finalité jusqu'à l'expiration de l'obligation.

L'opposition au titre de l'article 21 ne s'applique pas à toute opération de traitement : elle couvre celles fondées sur l'intérêt légitime du responsable du traitement ou sur une mission d'intérêt public. Sur Animiyo, le traitement fondé sur l'intérêt légitime est la sécurité de la plateforme, la prévention des abus et le journal d'audit. Lorsque vous vous opposez à l'un d'eux, nous mettons en balance votre situation particulière et les motifs légitimes impérieux qui justifient le traitement.

La limitation au titre de l'article 18 est un outil différent et souvent plus utile qu'il n'y paraît, car elle gèle la situation le temps qu'une question soit clarifiée. Elle s'applique dans quatre cas : lorsque vous contestez l'exactitude d'une donnée, pour le temps nécessaire à sa vérification ; lorsque le traitement est illicite mais que vous préférez la limitation à l'effacement ; lorsque nous n'avons plus besoin des données mais que vous en avez besoin pour des droits en justice ; et lorsque vous vous êtes opposé et que l'appréciation de la mise en balance est encore en cours.

Pendant la limitation, les données restent conservées mais ne sont pas traitées par ailleurs, sauf avec votre consentement, pour la constatation ou la défense de droits en justice ou pour protéger les droits d'une autre personne. Nous vous informons avant que la limitation ne soit levée, comme l'exige l'article 18, paragraphe 3.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré quand vous le souhaitez et aussi facilement qu'il a été donné. Sur Animiyo, cela couvre les notifications push, la géolocalisation des promenades, les statistiques d'utilisation et les partages qui rendent les données d'un animal visibles par des tiers. Chaque retrait s'exerce à l'endroit où le consentement a été donné, sans passer par une demande écrite.

Le retrait vaut pour l'avenir : il n'affecte pas la licéité du traitement effectué sur la base du consentement avant le retrait, comme l'énonce l'article 7, paragraphe 3. Concrètement, les promenades enregistrées pendant que l'autorisation de localisation était active restent licites, et elles restent vôtres : vous pouvez les supprimer quand vous le voulez, mais elles ne deviennent pas illicites de façon rétroactive.

Retirer un consentement ne vous fait pas perdre le compte, et ne réduit pas non plus les fonctions qui ne dépendent pas de ce consentement. Certaines fonctions cessent simplement de fonctionner, car sans les données elles n'ont aucun moyen d'opérer : sans autorisation de localisation, pas de suivi d'itinéraire ; sans autorisation de notification, aucune alerte n'arrive.

Certaines demandes se heurtent à une limite qui ne dépend pas de notre bonne volonté mais de la structure du traitement ou d'une obligation externe. Les déclarer d'emblée évite qu'elles ne ressemblent à des excuses inventées après la demande.

Le journal d'audit mérite une explication à part. Il enregistre les opérations effectuées sur la plateforme et est conservé pendant vingt-quatre mois à des fins de sécurité. L'effacer intégralement se heurterait à l'obligation de démontrer l'intégrité du système, qui est une garantie pour vous aussi : sans le journal, il serait impossible de reconstituer qui a fait quoi en cas d'accès non autorisé. C'est pourquoi, face à une demande d'effacement, nous envisageons la limitation comme une alternative proportionnée.

L'animal partagé est le deuxième cas récurrent. Lorsqu'un profil est accessible à plusieurs personnes, les données saisies par chacune d'elles restent les leurs. Supprimer votre compte retire votre accès et votre contenu, mais ne supprime pas l'animal s'il reste au moins un autre titulaire d'accès : le faire reviendrait à effacer les données de quelqu'un d'autre à votre demande, ce que le règlement n'autorise pas.

Les conversations fonctionnent comme l'e-mail. Un message envoyé à un professionnel atterrit dans sa copie de la conversation et y reste, car ce sont aussi des données qui le concernent. L'effacement que vous pouvez obtenir couvre votre propre copie ; personne ne peut effacer la mémoire du destinataire, et aucun système de messagerie ne le permet sans l'accord des deux parties.

Pour Google Analytics 4, enfin, la collecte porte sur des identifiants pseudonymes qui ne sont pas directement liés à votre compte. La suppression passe par la fonction de suppression d'utilisateur mise à disposition par Google et requiert l'identifiant client, que vous pouvez supprimer vous-même en effaçant les données du site dans votre navigateur. Après l'effacement, la session suivante est associée à un nouvel identifiant, sans lien avec le précédent.

Si vous estimez que le traitement de vos données enfreint le règlement, vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. Écrire d'abord au responsable du traitement est conseillé car de nombreuses questions se clôturent par une clarification ou une correction immédiate, mais ce n'est pas une étape obligatoire : le droit de réclamation prévu par l'article 77 n'exige aucune tentative préalable.

• Garante per la protezione dei dati personali, piazza Venezia 11, 00187 Rome, Italie.
• À défaut, l'autorité de contrôle de l'État membre où vous résidez habituellement.
• À défaut, l'autorité de contrôle de l'État membre où vous travaillez.
• À défaut, l'autorité de contrôle de l'État membre où la prétendue infraction a eu lieu.

Le recours juridictionnel prévu par l'article 79 demeure inchangé et peut être exercé en parallèle de la réclamation. Les deux voies ne s'excluent pas : une réclamation s'adresse à une autorité de contrôle, une action s'adresse à un tribunal, et elles ont des conditions et des issues différentes.

Si la réclamation concerne des données dont le responsable du traitement est une clinique ou un magasin, elle doit être dirigée contre cette entreprise, non contre Animiyo. En cas de doute, écrivez-nous tout de même depuis la page Contacts : nous pouvons vous indiquer quel rôle nous jouons dans ce traitement précis, afin que la réclamation parvienne à la bonne partie.