Tenere sotto controllo le scorte e i riordini

Riordinare quando lo scaffale è già vuoto è sempre troppo tardi, perché il fornitore impiega del tempo a consegnare e in quei giorni la vendita è persa. Il punto di riordino è la quantità alla quale conviene fare un nuovo ordine: si calcola tenendo conto di quanto si vende in media al giorno e di quanti giorni servono al fornitore per consegnare. Sopra quella soglia lo scaffale è coperto, sotto quella soglia si rischia la rottura di stock.

La scorta di sicurezza è il cuscinetto che assorbe gli imprevisti: una consegna che ritarda, un picco di domanda inatteso, un lotto difettoso da rendere. Senza cuscinetto ogni piccola variazione diventa una vendita persa. Con un cuscinetto troppo grande, invece, si torna al problema opposto del capitale immobilizzato. Dimensionarlo in base alla variabilità della domanda e all'affidabilità del fornitore è ciò che tiene il sistema in equilibrio.

Trattare ogni articolo allo stesso modo è inefficiente. Un negozio ha in genere pochi prodotti che vendono tantissimo, un gruppo intermedio e una lunga coda di articoli a domanda rara. Distinguere queste categorie permette di dedicare attenzione dove conta e di alleggerire il controllo dove il rischio economico è basso.

1. 1

   Stima il consumo medio di ogni articolo

   Guarda lo storico delle vendite e ricava quanto si vende in media al giorno o alla settimana. Non serve una precisione assoluta: basta un ordine di grandezza affidabile per gli articoli che contano di più.

2. 2

   Aggiungi il tempo di consegna del fornitore

   Per ogni articolo annota quanti giorni passano dall'ordine alla consegna. Il punto di riordino deve coprire il consumo previsto durante quell'attesa, così lo scaffale non si svuota mentre l'ordine è in viaggio.

3. 3

   Fissa il punto di riordino e la scorta di sicurezza

   Somma il consumo durante l'attesa e un cuscinetto per gli imprevisti. Quando la giacenza scende a quel livello, è il momento di riordinare, senza aspettare lo scaffale vuoto.

4. 4

   Riordina in lotti sensati

   Rispetta i lotti minimi del fornitore ma evita di ordinare più del necessario solo per raggiungere una soglia di sconto, soprattutto sui deperibili. Un piccolo sconto non compensa un prodotto che scade invenduto.

5. 5

   Registra ogni carico con lotto e scadenza

   Alla consegna annota quantità, numero di lotto e data di scadenza, e controlla che la merce corrisponda all'ordine. Questa registrazione è ciò che rende possibile una rotazione corretta e un eventuale richiamo.

6. 6

   Sistema la merce facendo uscire prima la più vecchia

   Metti i prodotti in arrivo dietro quelli già presenti, così i lotti con scadenza più vicina vengono venduti per primi. È il principio che riduce di più gli sprechi da scadenza.

7. 7

   Rivedi periodicamente i parametri

   Consumi e tempi di consegna cambiano nel tempo. Rivedi punto di riordino e scorta a intervalli regolari e dopo ogni variazione importante, come una stagione di picco o un cambio di fornitore.

La rotazione ordinata è la difesa principale contro gli sprechi da scadenza, ma va accompagnata da una gestione chiara di ciò che comunque si avvicina alla data limite o la supera. Un prodotto scaduto non è solo una perdita economica: se venduto per errore può essere un problema di conformità e di fiducia del cliente.

• Applica sempre la regola del primo che scade, primo che esce, sistemando i lotti nuovi dietro quelli vecchi.
• Controlla con regolarità le date di scadenza, dedicando più attenzione ai deperibili e ai prodotti a bassa rotazione.
• Individua in anticipo gli articoli prossimi alla scadenza e valuta azioni consentite per smaltirli in tempo.
• Separa fisicamente i prodotti scaduti dalla merce vendibile, per evitare vendite per errore.
• Smaltisci gli scaduti secondo le regole previste per la categoria, in particolare per alimenti e prodotti veterinari.
• Annota le cause delle scadenze ricorrenti, perché spesso indicano un punto di riordino o un lotto d'ordine da correggere.

Un sistema di scorte che vive nella testa di una sola persona si rompe appena quella persona è assente. L'obiettivo è una procedura scritta e condivisa, in cui chiunque in negozio sappia come si registra un carico, come si legge il punto di riordino e cosa fare con un prodotto vicino alla scadenza.

1. Scrivi la procedura di carico, riordino e controllo scadenze, così è uguale per tutti e non si improvvisa.
2. Assegna responsabilità chiare: chi controlla, con quale frequenza e chi autorizza gli ordini.
3. Tieni aggiornati i dati dei fornitori, perché tempi di consegna e lotti minimi cambiano nel tempo.
4. Programma controlli periodici delle scadenze e conteggi fisici degli articoli principali.
5. Rivedi i parametri di scorta dopo i picchi stagionali e i cambi di assortimento.
6. Conserva lo storico di ordini e scadenze, perché è la base per migliorare le stime nel tempo.

Un metodo così costruito costa un po' di disciplina all'inizio e restituisce scaffali coperti, meno capitale fermo e meno sprechi da scadenza. È la differenza fra subire il magazzino e governarlo.